منشی‌ها وظایف عمومی دفتری را عموماً به نمایندگی از یک مدیر در سازمان انجام می‌دهند. اگر انگیزه بالایی دارید و سازماندهی شده‌اید، این شغل ممکن است برای شما مناسب باشد.
زندگی روزمره به عنوان منشی شامل هماهنگی تقویم‌های مختلف، گرفتن تماس‌ها و پیام‌های تلفنی، ارسال ایمیل، آماده‌سازی برای جلسات و سخنرانی‌های بزرگ، یادداشت‌برداری در جلسات و بسیاری از کارهای مرتبط دیگر است.
منشی کیست
منشی‌ها معمولاً افرادی صمیمی و دوستانه هستند که با بسیاری از تیپ‌های شخصیتی مدیریتی کار می‌کنند. منشی‌های قوی در سازماندهی، مدیریت زمان و انتظارات افراد مختلف سرآمد هستند. آنها نگرش خود را آغاز می‌کنند و قبل از اینکه دیگران نیاز را تشخیص دهند، کارها را انجام می‌دهند.
افرادی که در این نقش موفق هستند معمولاً به سمت کمک به رهبران سطح بالاتر (گاهی اوقات تبدیل به دستیار اجرایی)، مدیریت سایر منشی‌ها یا کار به عنوان مدیر دفتر پیشرفت می‌کنند.
منشی که مدیریت روزانه یک شخص، تیم یا شبکه را بر عهده دارد، «چشم و گوش» یک شرکت است که از بینش‌های منحصربه‌فرد و قدرتمند درباره فرهنگ، عملکرد و مسیر آینده شرکت آگاه است. این می‌تواند یک مسیر شغلی با ارزش و هیجان انگیز برای هر فردی باشد.
شرح وظایف منشی
منشی که گاهی اوقات به عنوان مدیر یا دستیار شخصی نیز شناخته می‌شود، حرفه‌ای است که از مدیریت و همکاران در یک سازمان با انجام وظایف اداری و دفتری پشتیبانی می‌کند. وظایف آنها شامل خوشامدگویی و راهنمایی بازدیدکنندگان و رسیدگی به مکاتبات، تشکیل پرونده، مدیریت اسناد و سایر کارهای روزمره اداری است.
کسب‌وکارها در همه بخش‌ها و در هر اندازه، منشی‌ها را به کار می‌گیرند تا اطمینان حاصل کنند که کارها در یک دفتر به خوبی اجرا می‌شوند. وظایف منشی به متغیرهایی مانند نوع صنعت و اندازه شرکت بستگی دارد.
در شرکت‌های کوچک‌تر، منشی‌ها معمولاً طیف وسیع‌تری از وظایف را بر عهده خواهند داشت. با این حال، به طور کلی، در اینجا برخی از وظایف روزمره رایج این متخصصان آورده شده است:
– غربالگری اسناد
– رزرو اتاق جلسه
– تحویل کالا
– چاپ و توزیع اسناد
– گرفتن و توزیع صورتجلسه
– رسیدگی به وظایف ظاهری دفتر، مانند خوشامدگویی و راهنمایی بازدیدکنندگان
– حفظ یک سیستم بایگانی کارآمد و منظم برای ذخیره‌سازی و بازیابی آسان
– انجام کلیه مکاتبات از جمله تماس‌های تلفنی، ایمیل و فکس
– برقراری تماس‌های کنفرانسی و دریافت پیام
– حفظ سیستم‌های ثبت عمومی شرکت برای نگهداری پرونده‌های دقیق
– تعیین قرار ملاقات و سازماندهی جلسات
– ایجاد و تصحیح اسناد و پیش نویس ایمیل کپی
– انجام امور اداری معمولی مانند سفارش لوازم اداری
مهارت های لازم برای منشی گری
کارفرمایان به دنبال افرادی با ویژگی‌های شخصی خوب هستند که با مردم ارتباط خوبی داشته باشند. مهارت‌هایی که به بهترین وجه شما را برای کار آماده می‌کند عبارتند از:
– مهارت‌های سازمانی خوب
– مدیریت زمان خوب
– مهارت‌های ارتباطی خوب، نوشتاری و شفاهی
– آشنایی با IT و کامپیوتر
– دقت و توجه خوب به جزئیات
– توانایی حفظ آرامش و درایت تحت فشار
– انگیزه شخصی
– نگرش روشن و مثبت
– همچنین باید مهارت‌های رایانه و تلفن خود را تقویت کنید زیرا اینها برای کارفرمایان مهم است.
ساعات کار منشی
اگر منشی شوید، در یک هفته کاری عادی، از 9 صبح تا 5:30 بعد از ظهر، مشغول کار خواهید بود. از جمعه‌ها می‌توانید لذت ببرد. احتمالاً مواقعی پیش خواهد آمد که از شما خواسته می‌شود ساعات کاری انعطاف‌پذیر یا چند ساعت اضافه کاری داشته باشید.
بیشتر روز شما پشت میزتان می‌گذرد، اما ممکن است مجبور شوید دقایقی را در جلسات اختصاص دهید، در کنفرانس‌ها شرکت کنید یا کارهای عجیب و غریبی را برای رئیس خود انجام دهید.
چشم انداز شغلی منشی
چشم‌اندازهای ارتقای صعودی فراوان با فرصت‌هایی برای افراد در همه سطوح. وجود دارد، به طور کلی، هر چه صلاحیت بیشتری داشته باشید، احتمال اینکه شغلی چالش برانگیزتر با مسئولیت بیشتر برنده شوید، افزایش می‌یابد.
رایج‌ترین فرصت‌های توسعه، ارتقاء به یک مدیر ارشد یا مدیر دفتر است. شما همچنین این گزینه را دارید که در یک صنعت خاص تخصص داشته باشید. با گذراندن دوره تخصصی می‌توانید به عنوان مثال منشی حقوقی یا پزشکی واجد شرایط شوید.
فرصتی که ممکن است در نظر نگرفته باشید، این است که تعداد فزاینده‌ای از منشی‌های باتجربه دستیار مجازی (VAs) می‌شوند و می‌توانند از کار در خانه به عنوان مدیران مستقل لذت ببرند.
حقوق منشی
میزان حقوق در هر شغلی به عواملی بستگی دارد. عواملی مانند میزان مهارت، تجربه و محل فعالیت بر میزان دریافتی منشی تاثیر می‌گذارند. در کشورمان حداقل حقوق برای منشی 6 میلیون تومان و حداکثر حقوق 20 میلیون تومان در ماه است.
نظرات کاربران