اگر به دنبال بهینه‌سازی زمان کارمندان خود هستید، سرمایه‌گذاری در یک سیستم پاسخ صوتی می‌تواند کمک‌کننده باشد. سیستم تلفن گویا (IVR) تماس‌های تلفنی با کسب و کار شما را خودکار می‌کند. این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک است که قصد دارند سیستم تلفن گویا را پیاده‌سازی کنند.
نقش تلفن گویا در کسب و کار
اگر صاحب کسب و کاری هستید، احتمالاً همیشه به دنبال بهینه‌سازی زمان کارمندان و پول شرکت خود بدون از دست دادن خدمات مشتری خواهید بود. سیستم‌های پاسخ صوتی گویا (IVR) روشی مقرون‌به‌صرفه برای ساده‌سازی فرآیند تماس برای مشتریان و کارکنان شما و در عین حال کاهش هزینه‌ها هستند. این راهنما شما را با همه چیز آشنا می‌کند تا در مورد سیستم‌های تلفن گویا بیشتر بدانید، و بتوانید تصمیم آگاهانه‌ای برای کسب و کار خود بگیرید.
سیستم تلفن گویا (IVR) چیست؟
در اصطلاح تجاری، تلفن گویا به چتر بزرگی از راه‌حل‌های ارتباطی، مبتنی بر نرم‌افزار اشاره دارد که به عنوان یکپارچه‌سازی کامپیوتر و تلفن (CTI) نیز شناخته می‌شود. برخی از شرکت‌های تلفن گویا خدمات پایه‌ای را ارائه می‌کنند که به کسب‌وکارهای کوچک اجازه می‌دهد پیام‌های پست صوتی خودکار و مسیریابی تماس‌ها را ضبط کنند، در حالی که برخی دیگر ادغام وبسایت، پایگاه داده و CRM و همچنین گزارش‌دهی قوی و گزینه‌های پردازش پرداخت را تسهیل می‌کنند. این سیستم‌ها نیاز به انجام کار دستی پاسخگویی و هدایت تماس‌ها را از بین می‌برند.
در گذشته، تلفن گویا به تماس‌های تلفنی با سیستم پاسخگویی دکمه‌ای محدود می‌شد. در طول تماس تلفن گویا، یک ضبط صدای خودکار با مشتری تعامل می‌کند و در مقابل، مشتری دکمه‌های مربوطه را برای حرکت در سیستم فشار می‌دهد. امروزه، بسیاری از سیستم‌های تلفن گویا دارای تشخیص گفتار داخلی هستند و تماس گیرندگان می‌توانند به جای فشار دادن دکمه‌ها، مستقیماً با سیستم صحبت کنند. با این حال، بسیاری از فروشندگان تلفن گویا کم هزینه هنوز هم سیستم‌های پاسخگویی دکمه‌ای را ارائه می‌دهند.
با اجازه دادن به مشتریان برای وارد کردن اطلاعات خود به صورت آنلاین و مشخص کردن نوع خدمات مشتری که نیاز دارند، تماس‌ها می‌توانند فوراً به یک اپراتور وصل شود. در عوض، مشتریان می‌توانند مستقیماً در وبسایت کسب و کار با یک نماینده خدمات مشتری ارتباط برقرار کنند، از یک نماینده واجد شرایط تماس دریافت کنند، یا شماره‌ای برای تماس دریافت کنند که آنها را با فرد مناسب مرتبط کند.
مزایای استفاده از سیستم های تلفن گویا
اگر صاحب کسب و کاری هستید، انجام عملیات روزانه در حین مدیریت تلفن‌ها می‌تواند مشکل باشد. هنگامی که یک سیستم تلفن گویا را پیاده‌سازی می‌کنید، نه تنها حس حرفه‌ای بودن را به عملیات خود اضافه می‌کنید، بلکه از مزایای زیر نیز در شرکت خود استقبال می‌کنید.
پاسخ‌های سریع‌تر
وقتی مردم با سؤالاتی به سراغ یک کسب و کار کوچک می‌روند، در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ می‌خواهند. هنگامی که تماس‌گیرنده درخواست‌های تلفن گویا را انجام می‌دهد، سرویس می‌تواند به سرعت مشتری را به فردی در شرکت منتقل کند که می‌تواند به سؤالات آنها پاسخ دهد(اگر سیستم خودش نتواند به درخواست رسیدگی کند).
خدمات مؤثرتر به مشتریان
با اتصال نمایندگان مناسب با درخواست‌ها و پرس‌وجوهای مشتریان در صورت نیاز، تلفن گویا می‌تواند اثربخشی را بهبود بخشد و اعتماد مشتری را به کسب و کار شما افزایش دهد.
کاهنده هزینه
به جای استخدام یک عضو تیم خدمات مشتری که وظیفه آن تنها انتقال درخواست‌ها به افراد مناسب است، می‌توانید یک راه‌حل تلفن گویا که به طور خودکار آن کار را انجام می‌دهد، پیاده‌سازی کنید. در نتیجه، این مبلغ کمتر از حقوق و مزایایی است که باید به یک کارمند بپردازید.
افزایش رضایت مشتری
بسیاری از شرکت‌ها به سیستم‌های تلفن گویا متکی هستند تا به‌عنوان یک گیرنده با فناوری پیشرفته خدمت کنند و به سیستم اجازه می‌دهند قبل از انتقال تماس‌گیرندگان به کارمند مناسب، از آنها استقبال کند. از آنجایی که سیستم‌های تلفن گویا معمولاً به راحتی قابل پیمایش هستند، مشتریان می‌توانند بدون دردسر زیاد به جایی که باید برسند. این باعث می‌شود که آنها از تجربه خود رضایت بیشتری داشته باشند.
بهبود عملکرد
تلفن گویا، خدمات مشتری شما را تنها به قسمت های مربوطه متصل می‌کند، بنابراین تیم شما احتمالاً در طول تعامل با مشتری، اعتماد به نفس بیشتری خواهد داشت. این می‌تواند منجر به روحیه بالاتر در بین نمایندگان شما شود که به نوبه خود می‌تواند عملکرد نماینده را افزایش دهد.
در دسترس بودن 24 ساعته
اگر سیستم تلفن گویا دارید، مشتریانی که با شرکت شما تماس می‌گیرند، زمانی که کارکنان شما در دسترس نیستند، همچنان می‌توانند با کسب و کار شما تعامل داشته باشند. مهم نیست که چه کسی کار می‌کند یا نه، پلت فرم تلفن گویا شما می‌تواند به مشتریان کمک کند تا پاسخ‌های مورد نیاز خود را دریافت کنند. در برخی موارد، راه حل تلفن گویا شما می‌تواند درخواست‌های ساده مشتری را بدون هیچ کارمندی در اطراف اجرا کند.
کاهش خطا
از آنجایی که سیستم‌های تلفن گویا خودکار هستند، خطاها را کاهش می‌دهند. به عنوان مثال، اگر تلفن گویا شما به مشتری که به دنبال بازپرداخت است بگوید که شش را برای برگشت فشار دهید، تماس گیرنده شما دقیقا می‌داند که چه کاری باید انجام دهد. افراد با استفاده از راه‌حل‌های تلفن گویا بدون هیچ اشتباهی به آنچه که می‌خواهند دسترسی پیدا می‌کنند.
نظرات کاربران