نگاه کردن به یک لیست بزرگ از کارهایی که باید انجام دهید می‌تواند تا حدودی خسته‌کننده باشد و شاید از خود بپرسید که چگونه می‌توانید همه چیز را سر وقت کامل کنید. اگر بدانید که چگونه مدیریت زمان داشته باشید به شما کمک می‌کند از استرس دوری و کاری با کیفیت بالا انجام دهید. در این مقاله چند گام برای کنترل تایم و مدیریت زمان آورده شده است:
مدیریت زمان چیست
مدیریت زمان به مجموعه‌ای از مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌هایی اشاره دارد که برای انجام وظایف، پروژه‌ها و اهداف خاص مورد استفاده قرار می‌گیرند. این مجموعه دامنه وسیعی از فعالیت‌ها را در برمی‌گیرد و شامل برنامه‌ریزی، تعیین اهداف، تفویض اختیار، تجزیه و تحلیل زمان صرف شده، نظارت، سازماندهی، زمان‌بندی و اولویت‌بندی می‌شود.
در ابتدا مدیریت زمان فقط به فعالیت‌های تجاری یا کاری اشاره داشت، اما در نهایت این اصطلاح به فعالیت‌های شخصی نیز گسترش یافت. سیستم مدیریت زمان ترکیبی طراحی شده از فرایندها، ابزارها و تکنیک‌ها است.
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم
مدیریت زمان به چند دلیل مهم است. این به معنای یافتن استراتژی مناسب برای شخصیت شما به منظور توسعه برنامه‌ریزی قوی، ارزیابی و خودکنترلی است. استفاده از استراتژی‌های مدیریت زمان موثر به این معنی است که شما بهره‌وری بیشتری خواهید داشت؛ زیرا سازماندهی بیشتری دارید.
خوب بودن در مدیریت زمان به این معنی است که استرس کمتری خواهید داشت، زیرا ابزاری برای پذیرفتن مسئولیت‌هایی خواهید یافت که واقعاً می‌توانید انجام دهید.
همچنین تعادل کار و زندگی بهتری را برای شما به ارمغان می‌آورد؛ زیرا به اندازه کافی کارآمد خواهید بود که فعالیت خود را برای ساعات کاری ترک کنید و از اوقات فراغت خود، با سهولت بیشتری لذت ببرید.
روش های مدیریت زمان
هر روز بیست و چهار ساعت زمان یکسان برای همه وجود دارد. استفاده مؤثر از آن زمان می‌تواند به معنای تفاوت بین انجام کارها و تلاش برای ادامه دادن باشد. نکات مدیریت زمان به شما کمک می‌کند روز خود را ساده نمایید و هوشمندانه کار کنید.
یک ممیزی زمان انجام دهید.
آیا به پایان هر روز کاری می‌رسید، تعجب می‌کنید که زمان چه زود تمام شده است؟ شاید شگفت زده شوید که چرا نتوانستید آن‌طور که انتظار داشتید کار خود را به انجام برسانید. شما ممکن است بیشتر از آنچه که فکر کنید وقت تلف کرده باشید. ممکن است بین این که چگونه فکر می‌کنید زمان خود را گذرانده‌اید و چگونه آن را صرف کرده‌اید، اختلاف وجود داشته باشد. ممیزی زمان می‌تواند راه‌گشا باشد!
در اینجا یک روش ساده برای انجام ممیزی زمان وجود دارد.
نوعی تایمر تهیه کنید که بتوانید هر سی دقیقه یکبار خاموش شود. (برنامه آلارم گوشی شما می‌تواند این کار را انجام دهد.) تایمر را شروع کنید و روز خود را ادامه دهید. سعی کنید به تایمر فکر نکنید، فقط اجازه دهید در پس‌زمینه به آرامی کار کند.
وقتی تایمر خاموش شد، کاری را که در آن لحظه انجام می‌دهید بنویسید. صادق باشید! اگر فیس‌بوک را چک می‌کنید یا برای بهترین دوستتان متنی خنده‌دار می‌فرستید، آن را ثبت کنید. تایمر را برای سی دقیقه دیگر تنظیم کنید و این کار را تا پایان روز تکرار نمایید.
مرور کنید که چگونه وقت خود را صرف کرده‌اید. سعی کنید یک ممیزی به مدت یک هفته انجام دهید تا دید کلی خوبی از نحوه گذراندن وقت خود داشته باشید. اگر متوجه شدید که زمان زیادی را صرف بررسی ایمیل یا گپ زدن با همکاران خود کرده‌اید دقیقاً می‌دانید که کجا باید تغییرات را انجام دهید.
عوامل حواس‌پرتی را مسدود کنید
اکنون که ذهنیت بهتری نسبت به چیزی که حواس شما را پرت می‌کند دارید، زمان آن رسیده که جلوی آن را بگیرید. به‌عنوان‌مثال، اگر رسانه‌های اجتماعی نقطه‌ضعف شماست، یک برنامه بهره‌وری را امتحان کنید که حواس‌پرتی آنلاین را مسدود می‌کند FocusMe و SelfControl دو گزینه موجود هستند. اگر روی یک پروژه نوشتن کار می‌کنید، سعی کنید به حالت تمام صفحه بروید تا از باز کردن برگه‌ها یا پاسخ‌دادن به اعلان‌های دسکتاپ جلوگیری کنید.
صحبت از اعلان‌ها شد، آنها را خاموش کنید. مگر اینکه برای شغل شما حیاتی باشد، شانس خوبی است که لازم نیست هر بار که ایمیل جدیدی می‌رسد یا کسی با شما در رسانه‌های اجتماعی تعامل می‌کند هشدار داده شود.
برای خودتان برنامه‌ریزی کنید
نگرانی در مورد اینکه چگونه همه وظایف خود را در یک روز کاری قرار می‌دهید، می‌تواند بر بهره‌وری شما فشار جدی وارد کند. اگر فعالیت‌های زیادی برای انجام‌دادن داشته باشید، لیست کارهایی که باید انجام دهید می‌تواند بسیار زیاد شود.
از ابزار تقویم موردعلاقه خود برای برنامه‌ریزی استفاده کنید. ممکن است یک ساعت را برای پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها، دو ساعت را برای تحقیق و تشریح آن گزارش مهم برای جلسه هفته آینده، یک ساعت را برای قرار ناهار با یک همکار و غیره اختصاص دهید.
از انجام چند کار هم‌زمان خودداری کنید
ممکن است فکر کنید که در انجام چند کار خوب هستید، اما به احتمال زیاد در اشتباه‌اید. وقتی تمرکز خود را بین وظایف تقسیم می‌کنید، در واقع توجه را از یک کار به کار دیگر منحرف و از پهنای باند مغز بیشتری استفاده می‌کنید. اگر تمام توجه خود را در یک زمان به یک کار معطوف کنید، عملکرد بهتری خواهید داشت.
اصرار داشته باشید که دیگران به‌وقت شما احترام بگذارند.
آیا می‌دانید آن جلسه‌ای که از شما خواسته شد در آن شرکت کنید و تقریباً هیچ ارتباطی با شما نداشت دقیقاً یک ساعت از وقت شماست که هرگز برنمی‌گردد. از آن جلسات کاری خارج شوید. هر جلسه باید وجود خود را توجیه کند به‌خصوص اگر عدم حضور در جلسه در نهایت، باعث بهره‌وری شما می‌شود.
در مورد همکاران پرحرف هم همین‌طور. شما حق دارید بدون وقفه‌های غیرضروری زمان کار کنید، پس آن را بخواهید. می‌توانید چیزی شبیه به این بگویید: «من گاهی اوقات در تمرکز مشکل زیادی دارم، و وقتی کار می‌کنم، وقفه‌ها مرا از جریان کار خارج می‌کند. آیا می‌توانیم گپ را برای زمانی که آزاد هستیم موکول کنیم؟»
“دعوت به اقدام” خود را در ذهن داشته باشید.
از آن تماس تلفنی که می‌خواهید برقرار کنید یا جلسه‌ای که می‌خواهید برنامه‌ریزی کنید، انتظار چه نتیجه‌ای را دارید؟ قبل از غواصی باید بدانید چه چیزی را می‌خواهید یا حداقل امیدوار هستید به چه چیزی برسید. در غیر این صورت، زمانی را صرف مکالمات و جلساتی خواهید کرد که در نهایت مولد و مفید نیستند.
چند دقیقه بعد از جلسات و تماس‌های تلفنی وقت بگذارید و در مورد اینکه آیا به نتیجه‌ای که امیدوار بودید رسیدید فکر کنید. اگر این کار را نکردید، مراحل بعدی خود را برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید به آن دست یابید. زمانی که فرصتی برای پرداختن به موضوع دوباره پیش بیاید، آمادگی بیشتری خواهید داشت.
به‌اندازه کافی استراحت کنید
استراحت در زمان بحران ممکن است معکوس به نظر برسد، اما یک مطالعه نشان داد که کمبود خواب، سالانه 411 میلیارد دلار برای نیروی کار دولت هزینه دارد. وقتی کم‌خواب هستید در بهترین حالت خود قرار ندارید.
برای دریافت زمان تعطیلات خود ابایی نداشته باشید. حذف تعطیلات و مرخصی در واقع برای سلامتی شما مضر است. نه‌تنها این، بلکه وقت‌گذاشتن برای استراحت می‌تواند بازده کاری شما را بیشتری کند. زمانی که به‌خوبی استراحت کنید و سرحال باشید، به‌احتمال زیاد کارهای خود را با تمرکز و اشتیاق انجام خواهید داد.
نظرات کاربران