مدیریت زمان یک مهارت حیاتی در محل کار است که به بهره‌وری تیم، پروژه‌های تمام شده و محیط کاری مثبت کمک می‌کند. تعیین اهداف خاص برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تکنیک‌های جدید را به طور روشمند امتحان کنید و میزان کارآمدی آنها را ارزیابی نمایید.
اگر می‌خواهید در محل کار سازماندهی، آمادگی یا آرامش بیشتری داشته باشید، ممکن است به انواع اهداف مدیریت زمان نیاز پیدا کنید.
چرا تعیین اهداف مدیریت زمان مهم است؟
تعیین اهداف مدیریت زمان برای بهبود مهارت‌های خاصی مانند سازماندهی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی که به شما کمک می‌کند زمان خود را کنترل کنید و کارهای مهم را به پایان برسانید، مهم است. این مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف را به‌سرعت انجام دهید، برای رویدادها آماده شوید، کارهای بیشتری انجام دهید، از حواس‌پرتی دوری کنید و سود بیشتری ایجاد کنید. اهداف می‌توانند به شما کمک کنند تا به روشی هدفمند کار کنید و به شما امکان می‌دهند موفقیت خود را اندازه‌گیری کنید.
انواع اهداف مدیریت زمان
در اینجا انواع مختلفی از اهدافی که می‌توانید برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود تعیین کنید، آورده شده است:
اهداف سازمانی
تعیین هدف ممکن است به شما کمک کند تا یک روش یا ابزار جدید سازمانی را در جریان کاری خود ادغام کنید. اگر استفاده از ابزارهای جدید برای شما یا تیمتان چالش‌برانگیز است، یک هدف ممکن است راهی عملی برای ایجاد انگیزه در شما برای استفاده طولانی‌مدت از این ابزار جدید باشد. در اینجا اهدافی وجود دارد که ممکن است در نظر بگیرید:
هر روز صبح لیستی از کارهایی که برای آن روز باید انجام دهید را تهیه کنید.
رویدادهای حرفه‌ای و شخصی را در همان برنامه تقویم به‌روز کنید.
اهداف اولویت‌دار
تعیین اهداف اولویت‌دار می‌تواند به شما کمک کند تا کارهای ضروری و مهم را قبل از کارهای کمتر مهم انجام دهید. ممکن است بخواهید اولویت‌های حرفه‌ای خود را قبل از تعیین هر هدفی در نظر بگیرید. بعد از اینکه اولویت‌های خود را درک کردید، می‌توانید در نظر بگیرید که آیا وظایف کاری شما در انجام این اولویت‌ها به شما کمک می‌کند یا خیر. در اینجا اهدافی وجود دارد که ممکن است در نظر بگیرید:
من هیچ جلسه یا ارائه دیگری را در طول دو روز مصاحبه ماهانه اعضای تیم برنامه‌ریزی نمی‌کنم.
وقتی شروع به کار بر روی گزارش هفتگی می‌کنم، هیچ پروژه دیگری را تا زمانی که به پایان نرسانم شروع نخواهم کرد.
به‌محض اینکه هر روز به سرکار برسم، مرحله بعدی کار فوری خود را تکمیل خواهم کرد.
اهداف حواس‌پرتی
ممکن است اهدافی را تعیین کنید که به شما کمک کند از حواس‌پرتی جلوگیری کنید یا برای انجام کارهای بزرگ مدت طولانی‌تری کار کنید. استفاده از اهداف می‌تواند برای حذف حواس‌پرتی شخصی، حرفه‌ای و عادت مؤثر باشد. در اینجا چند مثال برای تعیین حواس‌پرتی آورده شده است:
تلفنم را در جلسات کاری چک نمی‌کنم.
وقتی بعدازظهر روی پروژه‌های طولانی‌تر کار می‌کنم، برنامه‌های ایمیل و پیام‌رسانی را به مدت دو ساعت می‌بندم.
من هیچ اقلام مزاحم را به محل کارم نمی‌آورم.
اهداف برنامه‌ریزی
اجرای برنامه‌ها می‌تواند به شما کمک کند مدیریت زمان خود را مؤثرتر کنید و برای جلسات و ضرب‌الاجل‌ها آمادگی بیشتری داشته باشید. اگر زمان‌های خاصی از هفته، ماه یا سال را به‌طور غیرقابل مدیریتی شلوغ می‌بینید یا می‌خواهید به طور کامل‌تری برای جلسات مهم آماده شوید، ممکن است برنامه‌ریزی کنید. در اینجا برخی از اهداف برنامه‌ریزی وجود دارد که ممکن است آنها را امتحان کنید:
من نکات دستور جلسه روزانه خود را بیان می‌کنم تا موارد را فراموش نکنم.
شش هفته قبل از موعد گزارش، از سایر بخش‌ها می‌خواهم که اطلاعات خود را برای من ارسال کنند.
در پایان هر هفته، فهرستی از کارهایی که باید برای هفته بعد به خاطر بسپارم، تهیه خواهم کرد.
اهداف تغییر عادت
ایجاد عادات جدید یا تغییر عادات فعلی ممکن است سخت باشد، اما هدف‌گذاری می‌تواند به شما کمک کند تا به طور عمدی و موفقیت‌آمیز فعالیت‌هایی را که به طور منظم انجام می‌دهید تغییر دهید. ازآنجایی‌که عوامل زیادی می‌توانند بر رفتار افراد تأثیر بگذارند، ممکن است اهداف تغییر عادت خود را سفارشی کنید تا آنها را برای موقعیت خود قابل‌کنترل و جذاب کنید. در اینجا چند نمونه از اهداف مرتبط با عادت برای بهبود مدیریت زمان شما آورده شده است:
به‌محض اطلاع از جلسات جدید آن را به تقویم خود اضافه خواهم کرد.
به‌جای حضور در شبکه‌های اجتماعی پشت میز کارم، بلند می‌شوم و آب می‌نوشم.
قبل از اینکه هر روز از سیستم خارج شوم، یک تکلیف نوشتاری جدید را شرح می‌دهم.
اهداف محدودیت زمانی
ممکن است اهدافی را برای حفظ یک برنامه دقیق تعیین کنید یا مدت‌زمان انجام برخی کارها را در روز به حداقل برسانید. این می‌تواند به‌ویژه هنگامی که برنامه جدیدی را اجرا می‌کنید یا در تلاش برای تغییر عادات قبلی هستید مفید باشد. ممکن است محدودیت‌هایی برای وظایف یا انواع خاصی از کار تعیین کنید. در اینجا چند نمونه از اهداف محدودیت زمانی آورده شده است:
وقتی به محل کارم می‌رسم بیشتر از 15 دقیقه برای پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها وقت نمی‌گذارم.
جلسات هفتگی ما همیشه 45 دقیقه یا کمتر خواهد بود.
20 دقیقه کار می‌کنم و بعد 5 دقیقه استراحت می‌کنم.
اهداف فضای کاری
تعیین اهداف در مورد محیط فیزیکی می‌تواند به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید، آنچه را که نیاز دارید سریع پیدا کنید و فضای کاری خود را مرتب نگه دارید. اگر متوجه شدید که کارهای دیگر را با تمیزکردن فضای خود به تعویق می‌اندازید، اگر یک فضای کاری مشترک دارید یا اگر در یافتن ابزار مشکل دارید، می‌توانید اهداف فضای کاری را تعیین کنید. در اینجا برخی از اهداف فضای کاری آورده شده است:
هر شب قبل از اینکه دفتر را ترک کنم، میز را تمیز می‌کنم.
هر بار که پروژه‌ای را به پایان می‌رسانم، ابزارها را در محل آزمایشگاه می‌گذارم.
من فایل‌ها را در دفترم سازماندهی می‌کنم تا بتوانم زمان کمتری را برای جستجوی آنها صرف کنم.
اهداف مسئولیت جدید
هدف‌گذاری در مورد مسئولیت‌های جدیدی که به عهده می‌گیرید می‌تواند به شما کمک کند تا با کارهایی بیشتر از آنچه که می‌توانید انجام دهید موافقت کنید. تعیین اهداف در مورد مسئولیت‌های جدید می‌تواند به شما کمک کند تصمیماتی اتخاذ کنید که با اولویت‌های حرفه‌ای شما سازگار باشد و بدانید چه زمانی بهتر است وظایف را به اعضای تیم واگذار کنید. در اینجا چند هدف مسئولیتی وجود دارد که می‌توانید تعیین کنید:
من با بیش از پنج جلسه در روز موافقت نمی‌کنم.
من به همکارانم یاد خواهم داد که چگونه از نرم‌افزارهای جدید استفاده کنند یا به‌جای اینکه کار نرم‌افزار را برایشان انجام دهم، یک آموزش برای آنها بفرستم.
من فقط به تیم‌ها یا کمیته‌هایی می‌پیوندم که با نقش من در شرکت هماهنگ هستند.
تعادل بین کار و زندگی
ممکن است اهدافی را در مورد زمان غیرکاری خود تعیین کنید تا بتوانید سلامت روحی و جسمی خود را حفظ کنید، استراحت کافی داشته باشید و در ساعات کاری کاملاً روی کار تمرکز کنید. تعیین اهداف در مورد استراحت و صرف وقت از کار می‌تواند به شما کمک کند تا روی زندگی شخصی خود تمرکز کنید و اهمیت زندگی و مشارکت خود را در خارج از کار احساس کنید. در اینجا چند هدف استراحت و تعادل آورده شده است:
برای استراحت ناهار، از کامپیوتر و تلفنم دور می‌شوم.
من بیش از 40 ساعت برنامه‌ریزی‌شده در هفته کار نمی‌کنم.
من فقط در آخر هفته به ایمیل‌های واقعاً فوری پاسخ خواهم داد.
نظرات کاربران