دستیار مجازی چیست و وظایف آن

شغل دستیار مجازی یک نوع کار از راه دور نسبتاً شناخته شده و بسیار مورد علاقه است. اگر فکر کرده‌اید که چگونه یک دستیار مجازی شوید، یا کجا می‌توانید شغل دستیار مجازی پیدا کنید، ادامه مطلب را بخوانید!

دستیار مجازی چیست

البته شرایط کاری هر شغل دستیار مجازی کمی متفاوت است، اما برخی از وظایف کلی وجود دارد که در بین آنها مشترک است. اکثر دستیاران مجازی از کارفرما یا مشتریان خود در قالب پاسخ دادن به ایمیل‌ها، رونویسی اسناد، تهیه بیانیه‌ها و نامه‌ها، سازماندهی فایل‌ها، هماهنگی برنامه‌ها و تقویم‌ها، ایجاد هماهنگی‌های سفر و به طور کلی به عهده گرفتن وظایف اداری برای کمک به مشتری برای تمرکز بر روی آنها پشتیبانی می‌کنند.

خبر خوب برای کسانی که امیدوارند به عنوان دستیار مجازی از راه دور کار کنند، طبق داده‌های FlexJobs، مدیریت مجازی، یکی از زمینه‌های حرفه‌ای از راه دور است که رو به رشد است.

وظایف دستیار مجازی

دستیاران مجازی بسته به مشتری می‌توانند به عنوان دستیار اجرایی، دستیار اداری، دستیار شخصی و سایر مشاغل مرتبط فعالیت کنند. شرح شغل دستیار مجازی معمولی ممکن است شامل ترکیبی از موارد زیر باشد:

مدیریت تقویم و برنامه

برنامه‌های سفر

سازماندهی پرونده و اسناد

نظارت و سازماندهی ایمیل

پاسخگویی و هدایت تماس‌ها

صورت‌حساب و فعالیت‌های حسابداری

نوشتن و نگهداری سوابق

بررسی مشتریان بالقوه، پروژه‌ها، مشارکت‌ها و غیره

حفظ یا بروزرسانی رسانه اجتماعی یا نمایه حرفه‌ای مشتری

از آنجایی که بسیاری از وظایف دستیار مجازی از طریق کامپیوتر انجام می‌شود، مهارت‌های تایپ عالی و استفاده از برنامه‌های مختلف کامپیوتری بسیار راحت است.

چگونه دستیار مجازی شویم

اگر تجربه مستقیم ندارید یا به دنبال مشاغل دستیار مجازی برای مبتدیان هستید، در اینجا چند راه برای شروع آورده شده است. آیا قرار ملاقات رزرو کرده‌اید، ترتیب سفر داده‌اید، تقویم یا ایمیل شخصی را مدیریت کرده‌اید، وبلاگ نویسی کرده‌اید یا چیزی را در رسانه‌های اجتماعی تبلیغ کرده‌اید؟ همه اینها کارهای رایج دستیار مجازی هستند. حتی اگر فکر می‌کنید هیچ تجربه‌ای ندارید، ممکن است مهارت‌های قابل انتقالی داشته باشید که می‌تواند رزومه شما را متمایز کند.

ممکن است از قبل مهارت‌های مناسبی برای تبدیل شدن به یک دستیار مجازی داشته باشید بدون اینکه متوجه باشید چقدر ارزشمند هستند. اگر در برخی زمینه‌ها نیاز به یادگیری دارید، آموزش دستیار مجازی و گواهینامه‌ها را می‌توان از طریق خودآموزی یا گذراندن دوره‌های آنلاین دستیار مجازی برای یادگیری بهترین شیوه‌ها دریافت کرد.

به عنوان یک دستیار مجازی، می‌توانید مستقیماً برای کارفرمایان یا برای یک آژانس دستیار مجازی که به شرکت‌های دیگر خدمات ارائه می‌دهد کار کنید یا خدمات خود را به صورت قراردادی ارائه دهید. اگر می‌خواهید به تنهایی وارد تجارت شوید، از قبل تعیین کنید که کدام خدمات دستیار مجازی را ارائه می‌دهید، رزومه خود را کامل کنید و شبکه را شروع کنید.

اگر رسانه‌های اجتماعی، طراحی وب، تولید محتوا یا خدمات خلاقانه را ارائه می‌دهید، یک نمونه کار آنلاین با نمونه‌هایی از کار خود را در نظر بگیرید. پس از تبدیل شدن به یک دستیار مجازی و کار برای اولین مشتریان خود، حتماً توصیه‌های مثبتی را جمع آوری کنید که می‌تواند مشتریان جدید را تحت تأثیر قرار دهد.

ویژگی‌های یک دستیار مجازی خوب

یک دستیار مجازی خوب دارای مهارت‌هایی مانند ارتباط خارق‌العاده نوشتاری و شفاهی و شیوه‌های ارتباطی باز و شفاف است که به عنوان یک شریک قابل اعتماد و قابل دسترس از سوی مشتریان خود تلقی می‌شود. مدیریت زمان و مهارت‌های سازمانی لازم است، همان‌طور که یک توانایی طبیعی برای کنترل یک موقعیت و سازماندهی آن به نفع مشتری است.

همچنین، تجربه یا دانش فناوری‌های ارتباطی مبتنی بر اینترنت و کامپیوتر مانند اشتراک‌گذاری فایل، مدیریت رمز عبور، و کنفرانس تلفنی و ویدیویی مهم است.

در نهایت، افرادی که دستیار مجازی استخدام می‌کنند به دنبال کاهش استرس و بی نظمی در زندگی خود هستند. منتظر نباشید که از شما خواسته شود وظایف خاصی را انجام دهید. اگر دیدید مشتری دچار مشکلی است، به او کمک کنید. این کار به شما امکان می‌دهد تا کارهای بیشتری انجام دهید و به آنها اجازه می‌دهد بیشتر به شما تکیه کنند.

محیط کار برای دستیاران مجازی

درست مانند هر کار از راه دور دیگری، برای کار به عنوان دستیار مجازی بهتر است یک دفتر کار اختصاصی داشته باشید. علاوه بر رایانه‌ای با اتصال اینترنت پرسرعت، به چاپگر، دستگاه کپی/اسکنر و فکس نیز نیاز دارید. به احتمال زیاد، به یک تلفن ثابت  اختصاصی نیز نیاز خواهید داشت.

مشاغل دستیار مجازی دارای اشکال مختلفی هستند: تمام وقت، پاره وقت، کارمند، آزاد، موقت و برنامه جایگزین. بسیاری از دستیاران مجازی به صورت مستقل با بیش از یک مشتری در یک زمان کار می‌کنند و چندین پروژه پاره وقت را ترکیب می‌کنند تا یک تجارت تمام وقت برای خود ایجاد نمایند.