مدیریت زمان فقط استفاده از یک دفتر خاطرات برای ثبت وظایف و قرارهای خود نیست. بلکه مجموعه‌ای از اصول، عادات و مهارت‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را انجام دهید و سازنده باشید. این هنر اختصاص زمان برای فعالیت‌ها مناسب است. این گونه است که ما می‌فهمیم موانع مدیریت زمان چیست و بیشترین استفاده را از زمان خود می‌بریم.
موانع مدیریت زمان
مدیریت زمان، مهارتی برای کاهش استرس و افزایش عملکرد شماست. تکنیک‌های مدیریت زمان موثر به شما کمک می‌کند تا موانع بهره‌وری موثر را مدیریت کنید. بیل گیتس یک فرد موفق محسوب می‌شود. فراموش نکنید این فرد موفق تنها 24 ساعت در روز فرصت دارد.
بیل گیتس با مدیریت زمان خود به چیزی بیش از یک فرد عادی دست پیدا می‌کند؛ زیرا یک فرد معمولی تکنیک‌های مدیریت زمان را در برنامه‌ریزی خود لحاظ نمی‌کند و برخی از موانع مدیریت زمان باعث از بین رفتن زمان آنها می‌شود. با این حال، مواردی وجود دارند که مدیریت زمان را کمی سخت می‌کنند. با شناخت این چالش‌ها، می‌توانیم زمان خود را هوشمندانه‌تر مدیریت کنیم. در اینجا چند مانع اصلی یک مدیریت موثر زمان آورده شده است.
وظایف بیش از حد در برنامه‌ها
باید بپذیریم که همیشه کارهایی که باید انجام دهیم بیشتر از آن چیزی است که فکر می‌کنیم. شما به سادگی می‌توانید این مشکل را با شناسایی زمان مورد نیاز برای اتمام هر کار قبل از ثبت آنها در برنامه‌ها حل کنید. بنابراین، شما قادر خواهید بود وظایف را بر اساس زمان سنج خود در برنامه توزیع کنید.
وقفه‌های بیش از حد
این بدترین دشمن مدیریت زمان است. تماس‌های تلفنی، بازدیدهای برنامه‌ریزی نشده، و حواس پرتی به خاطر مسائل جزئی مهم‌ترین وقفه‌هایی هستند که با آن مواجه می‌شویم. کار کردن مانند رانندگی با یک ماشین است، هرچه زمان بیشتری را به طور مداوم برای یک کار اختصاص دهید، مؤثرتر خواهید بود.
درست مانند شتاب دادن به یک ماشین در یک بزرگراه، اگر با تابلوهای توقف و پیچ‌ها بیش از حد برخورد کنید، زمان بیشتری برای رسیدن به مقصد از شما گرفته می‌شود. هنگامی که کاری انجام می‌دهید، این وقفه‌ها را متوقف کنید و جادو را خواهید دید.
عدم اولویت
برخی از وظایف مهم هستند، اما فوری نیستند. بر این اساس وظایف خود را اولویت‌بندی کنید. کارهای فوری در بالای لیست شما قرار می‌گیرند، سپس کارهای مهم. بدون داشتن اولویت، ممکن است در نهایت وقت خود را صرف فعالیتی کمتر فوری و مهم کنید.
به تعویق انداختن کار
این یکی از رایج‌ترین اشکالات مدیریت زمان است. با به تأخیر انداختن هر یک از وظایف خود برای فردا، زمان حال و فردا خود را از دست می‌دهیم! وقتی کاری را به تعویق می‌اندازید، به یاد داشته باشید که باید کار دیگری از لیست فردا را به تعویق بیندازید. شروع به کار روی فعالیت‌های فوری خود کنید. به این فکر کنید که کدام کارها را برای فردا به تعویق می‌اندازید و چگونه می‌خواهید زمان آن را جبران کنید.
ترس از شکست
وقتی از کار کردن روی یک فعالیت می‌ترسیم، دو مشکل پیش می‌آید. اول، ما تمایل داریم آن را به تعویق بیندازیم، و دوم، مدام به آن فکر می‌کنیم که انرژی زیادی را از مغز ما خارج می‌کند. یک قانون طلایی وجود دارد که می‌گوید: “کارهایی که قرار است به پایان برسانیم، اما روی آنها کار نمی‌کنیم، ما را بیشتر خسته می‌کنند تا اینکه فقط روی آنها کار کنیم.” بنابراین در زمان مناسب آن کار را انجام دهید.
عدم سازماندهی
این ممکن است عدم سازماندهی در تنظیم دستور کار بر اساس فوریت، یا عدم توزیع مناسب وظایف، یا عدم سازماندهی در محیط کاری ما باشد. هرچه سازماندهی بیشتری داشته باشید، تمرکز بیشتری خواهید داشت. هرچه تمرکز شما بیشتر باشد، در هر دوره بیشتر کار می‌کنید. از همین امروز شروع به سازماندهی زندگی خود کنید.
فقدان جهت استراتژیک
فقدان جهت استراتژیک در هر سازمانی می‌تواند منجر به یک سیستم کاری متمرکز شود. همچنین می‌تواند کارمندان را با کارهای معمولی غرق کند. اگر کاری در لیست خود دارید که می‌تواند توسط شخص دیگری انجام شود، آن را محول کنید. اگر کاری هست که در اولویت نیست، آن را به تاخیر بیندازید. اگر کاری وجود دارد که نه فوری است و نه مهم، به سادگی آن را از لیست خود حذف کنید.
توانایی (نه) گفتن
فقدان شجاعت کافی برای (نه) گفتن به برخی کارها می‌تواند مشکل بزرگی برای مدیریت زمان موثر ایجاد کند. در بیشتر فرهنگ‌ها، نه گفتن یک پاسخ مورد انتظار رایج نیست. اگر مدام به همه نیازها و خواسته‌ها بله بگویید، در نهایت به هیچ یک از آنها نخواهید رسید. دفعه بعد قبل از اینکه چالشی را بپذیرید، به این فکر کنید که چقدر زمان دارید و کجا آن را در برنامه خود قرار می‌دهید.
جلسات غیر ضروری
شرکت یا سازماندهی گردهمایی غیرضروری که نتیجه مفیدی به شما نمی‌دهد اتلاف وقت است. این نوع جلسات به یک مانع بزرگ برای تنظیم برنامه‌های روزمره شما تبدیل می‌شود و در نتیجه، بیشتر کارهای ضروری را به دلیل این جلسات معلق نگه می‌دارید.
مستندات اشتباه
اگر دانشجو هستید یا فردی که در یک اداره کار می‌کنید، این می‌تواند مانع شما باشد، اسناد اشتباه انجام داده‌اید، یا مدارک اشتباهی را مدیریت کرده‌اید، باید دوباره اسناد را به درستی انجام دهید و بر اساس آن مدارک خود را مدیریت کنید که اتلاف وقت است.
نتیجه‌گیری
همانطور که در این مقاله به برخی از تکنیک‌ها و موانع پرداخته‌ایم. سعی کنید از این تکنیک‌ها استفاده و با موانع مدیریت زمان مقابله کنید تا در زمان خود صرفه جویی و به طور موثرآن‌ها را بکار ببرید. تغییرات را در آغوش بگیرید! این تنها راه رهایی از یک زندگی آشفته است.
نظرات کاربران